2016年03月26日

パーティのすべてを詰め込んだノート

少し前に、90人規模のパーティを開きました。
親しい人におめでたいことがあったので、思い当たる人に声をかけていったら大規模に!ひとえに、主役の人柄だなあと、驚きつつも納得です。

さて、私はこのパーティの言い出しっぺの一人、スタッフとして裏方をやりました。
準備を始めるにあたり思い出したのが、12月のモレスキンイベントでいただいた、モレスキンチャプターズジャーナル。使ったことはなかったのですが、ページの途中途中に表紙が挟まったこのノートは、こういった仕事にぴったりなのではないか、と思い、開封したのでした。

結果。大当たり!!
使うほどに、チャプターズジャーナルが、こういった大きなイベントの準備にぴったりだと知ることになりました。
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その理由は…

①やるべきことを分けて整理できるので、必要なときに参照しやすい
②今はこれをやる、という気持ちの整理ができ、冷静に対処できる
③厚さが適当、表紙も薄く軽いので、持ち歩きやすい


詳しく説明します。

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①やるべきことを分けて整理できるので、必要なときに参照しやすい
大規模なパーティをする場合、やるべきことは大抵以下だと想像します。

・会場の条件、候補店の詳細(費用、条件、担当者とのやりとりメモ)
・パーティまでのスケジュールを決める(人数や料理決定の締め切り、準備までの期間の推測、打ち合わせの日程調整etc)
・参加者の管理
・会費や経費の管理
・パーティの進行検討
・必要な持ち物の整理

こういった内容が、並行して進行していきます。
10人のスタッフで分担、相談しながら進めたので、人それぞれのタイミングで情報が入ってきます。

スケジュールを相談している時に、
「人数が変更になったから会場を変えなくちゃ→候補でここはどう?」
「こういうアイディアがあるんだけれど、そうするとあれが必要だよね?買ったほうがいい?」
「経費がそのくらいかかるなら、会費の調整をしないと」
「進行について考えるから、お店の見取り図が見たい」
などなどなど、複数の話を詰めていかないといけない。

そのときにさっと、必要な情報が見られたり(現在の参加人数、今現在の経費、お店の見取り図、料理のプラン、お店に支払う必要のある額)、すぐに入ってきた情報を書き込む場所が決められると、すごく楽でした。

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もちろん、自分でフリーのノートにタグ付けすることもできますが、くっきり色のついたページで仕切ってくれているチャプターズジャーナルだと、すぐに書くページを見つけられて、とりかかりやすく、ノートを取るハードルを下げてくれた気がします。

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②今はこれをやる、という気持ちの整理ができ、冷静に対処できる
経費は経費、参加者は参加者、と情報が分かれているので、いまこのことを整理しよう、と割り切ることができます。いろいろな情報が一緒に書かれていると、あ、あれもやらないと、これもやらないと…と気が散ってしまう私としては、随分助けてもらいました。

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③厚さが適当、表紙も薄く軽いので、持ち歩きやすい
厚紙の表紙なので軽く、持ち歩きが楽でした。そのため、打ち合わせがない時にも持ち歩き、見返して必要そうなことを書き込んだり、現状を整理したり、ということを割と頻繁にしていました。

また紙だったのでデコレーションしやすく、スクラップブッキングのグッズを使って、スタンプを押したり、ブラッズを挿したり、シールを張ったりを楽しみました。
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モザイクだらけですが、他のページもいくつか。

当日の持ち物リスト。思いついた時に書いていました(当日が近くなると、絶対忘れるから…)
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出し物:スタッフの2人が共同でつくった紙芝居の絵コンテ。
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と、完成品。すごいハイクオリティでした。
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ここは、好きに書いていた日記。
打ち合わせの写真も撮っておいて良かった。
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メモページ。打ち合わせのときにとりあえずメモを取ったり、思いついたことを書き留めたり。その後整理して適当なページに移動。後で見てみると、意外にもここに大事な情報がたくさん詰まっていました。
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パーティ後の小さな打ち上げで、余っているページにスタッフのみなさんと、主役にメッセージを書いてもらいました。
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当日の写真もぺたぺた。
お陰で、チャプターズジャーナルは幸せそうに太り、手に馴染み、私のかけがえのない相棒になりました。
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後日談も含め、もう少しちょこちょこ書き込んで、思い出をたっぷり詰め込みたいと思います。




akikoyanagawa at 15:25 │Comments(0)TrackBack(0)

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